OPERATOR TRAINING GUIDE

ExecuLink
執行秘書管理系統
教育訓練指南

掌握 Operator 工作區的完整功能 — 從社員報到管理、即時廣播，到 AI 相片比對與投票計分，讓社務運作零失誤。

8
執行秘書功能
4
社員功能面向
6
常見問題解法
AI
相片智慧比對
// 壹 · 執行秘書自己的功能
01 · 登入系統
執行秘書透過掃描專屬 QR Code 進入 Operator 工作區，無需記憶複雜密碼。
📱
掃描 QR Code 登入
掃描執行秘書專屬 QR Code，瀏覽器自動跳轉至工作區，免輸入帳密。
主要方式最快速
🔐
帳號密碼登入
至 /operator/login 頁面輸入帳號密碼（備用方式）。
備用
🔒
登入後的權限範圍
登入後只能看到並操作自己社團的社員，無法查看其他社資料。
社團隔離
// 壹 · 執行秘書自己的功能
02 · 工作區儀表板
登入後首頁即顯示本社即時狀況，一眼掌握出席進度。
👥
總人數
本社出席者總數統計。
✅
已報到 / 百分比
大會報到完成人數與完成率。
🎭
節目報到
節目入場報到完成人數與百分比。
🗳️
已投票
完成節目投票的社員人數與比率。
🏆
最新得獎紀錄
本社最近 5 筆抽獎中獎紀錄。
// 壹 · 執行秘書自己的功能
03 · 居社廣播
即時推播通知給本社社員，訊息只發給自己社的人，不干擾其他社。
📢
一般公告
發送一般訊息通知給本社全體社員，社員手機即時顯示浮動橫幅。
🚨
緊急通知
紅色警示樣式，用於需要立即回應的緊急狀況。
🎰
抽獎通知
提醒本社社員「抽獎即將開始，請就位」，一鍵套用預設文字。
✏️
自訂廣播文字
輸入自訂內容後點「發送公告」；點「清除廣播」後訊息立即消失。
最多 80 字
// 壹 · 執行秘書自己的功能
04 · 代替社員報到（人工補登）
社員無法自行掃碼時，執行秘書可在首頁「人工補登」區塊代為完成報到。
STEP 01
輸入社員 ID 或帳號
在輸入框填入社員編號或登入帳號。
STEP 02
選擇報到類型
選擇「大會報到」或「節目報到」。
STEP 03
點擊「執行補登」
系統立即記錄補登時間，該社員報到狀態更新為完成。
⚠️ 代報到功能需由管理員先啟用「工作人員代報到」開關，否則補登按鈕不作用。
// 壹 · 執行秘書自己的功能
05 · 會員管理
查詢、管理本社全部社員的報到與投票狀態，並可執行批次操作。
🔍
搜尋社員
依姓名、暱稱、帳號快速定位社員。
☑️
批次報到
勾選多名社員同時完成批次大會或節目報到。
🔄
重設報到狀態
清除社員的報到紀錄（請謹慎使用）。
🔑
修改社員密碼
為社員設定或更改登入密碼，至少 4 碼。
📊
查看個人狀態
大會報到、節目報到、投票及抽獎資格一覽。
// 壹 · 執行秘書自己的功能
06 · 社員報名管理
為本社社員提交新增、修改或刪除申請，經管理員審核後正式生效。
➕
新增申請
為新社員建立出席資料，含姓名、職銜、聯絡資訊、大頭照。
create
✏️
更新申請
申請修改現有社員的個人資料。
update
🗑️
刪除申請
申請移除社員出席資料。
delete
⏳
草稿 / 送出審核
可先存草稿再送出；審核通過後方可修改（approved 狀態不可再編輯）。
// 壹 · 執行秘書自己的功能
07 · 照片相簿管理
管理社團活動相簿，並利用 AI 人臉辨識自動比對社員出現在哪些照片中。
📁
查看相簿清單
瀏覽本次活動所有相簿。
⬆️
上傳活動照片
新增照片至相簿，支援批量上傳。
🤖
AI 自動比對結果
系統自動辨識照片中的社員人臉，可查看比對進度與匹配率。
InsightFace AI
✅
手動確認 / 修正
確認或更正 AI 辨識結果，提升比對精準度。
// 壹 · 執行秘書自己的功能
08 · 投票計分板
即時掌握本社社員的投票與報到進度，可投影激勵社員積極參與。
📈
大會報到率
本社大會報到完成百分比。
📉
節目報到率
節目入場報到完成百分比。
🗳️
投票率
本社社員已投票人數比率。
📊
各社比較圖
長條圖顯示各分社進度對比，可投影至大螢幕。
// 貳 · 執行秘書管理的社員功能
A · 社員登入系統
社員有三種方式登入年會系統，執行秘書應熟悉各方式以協助社員。
A
登入方式
⚠️ QR Code 為個人專屬，每人不同，不可互借或共用。
B
社員完整使用流程
1
掃描 / 登入：掃描個人 QR Code 或帳密登入
2
大會報到：點擊首頁「大會報到」按鈕，完成出席登記
3
節目報到：進晚宴會場時點「節目報到」完成入場
4
節目投票：前往 /vote 為各節目表演評分（送出後不可修改）
5
確認在場：抽獎前若系統要求，再掃一次 QR 確認仍在場
6
等待抽獎：中獎後螢幕通知，持手機至領獎台領取
// 貳 · 執行秘書管理的社員功能
C · 社員可用的頁面功能
社員登入後可在手機上使用以下所有功能，執行秘書應熟悉以便引導協助。
✅
大會報到
登入首頁後點按鈕完成大會出席登記。
🎭
節目報到
需先完成大會報到才可操作節目入場報到。
🗳️
節目投票 /vote
為節目評分，投出後不可修改。
📊
計分板 /scoreboard
查看即時投票排行，可公開投影至大螢幕。
📸
我的相片
AI 自動比對含本人的活動照片，可在首頁查看。
📡
廣播通知
收到執行秘書或主辦廣播時即時顯示浮動橫幅。
📖
年會手冊
連結至電子版年會手冊（由管理員設定 URL）。
// 貳 · 執行秘書管理的社員功能
D · 社員常見問題 & 協助方式
執行秘書應熟悉以下 6 種常見狀況，以便在現場快速協助社員。
📱 掃 QR Code 沒反應，或無法掃描 ▼
原因： 網路不佳、QR Code 模糊或損毀。
協助方式： 至工作區首頁「人工補登」，輸入社員帳號代為完成報到。若帳號不明，可至「會員管理」搜尋姓名確認。
🔘 報到按鈕是灰色的，無法點擊 ▼
原因： 報到功能尚未由管理員開啟。
協助方式： 聯繫主辦確認「啟用大會報到」開關是否已開啟。
🗳️ 看不到投票頁面 /vote ▼
原因： 投票功能尚未開啟，或社員尚未完成大會報到（視流程設定）。
協助方式： 稍等主辦開啟；或確認社員已完成大會報到。
📸 我的相片頁面沒有照片 ▼
原因： 攝影師可能尚未上傳照片，或 AI 比對仍在進行中。
協助方式： 告知社員稍候，活動結束後照片陸續上傳比對完成即可查看。
🎰 抽獎沒有資格，無法參加 ▼
原因： 未完成所有必要條件（大會報到 / 節目報到 / 投票 / 確認在場）。
協助方式： 確認社員完成所有必要步驟，或代為補登缺少的項目。
🔑 社員忘記密碼，無法登入 ▼
原因： 社員忘記帳密，且無 QR Code。
協助方式： 至「會員管理」找到該社員，點擊「修改密碼」直接重設（至少 4 碼）。